Die Anfangsschwierigkeiten seit der Einführung der Registrierkassenpflicht in Österreich sind mittlerweile größtenteils überwunden. Damit das auch so bleibt, führt die Finanzpolizei regelmäßig Überprüfungen durch. Eine gute Vorbereitung ist wichtig, damit Unternehmen bei einer Nachschau gelassen bleiben können.

Registrierkassenpflicht

Seit dem 1. Januar 2016 müssen viele Unternehmen in Österreich eine Registrierkasse verwenden. Die Regelung soll verhindern, dass Barumsätze manipuliert werden und sicherstellen, dass alle Geschäftsvorgänge genau dokumentiert sind. Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmen mit einem Nettojahresumsatz von über 15.000 Euro und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro (inkl. Kartenzahlungen). Auch Kleinunternehmer und Freiberufler müssen eine Registrierkasse verwenden, wenn sie diese Umsatzgrenzen überschreiten.

Registrierkassennachschau

Bei der Registrierkassennachschau prüft die Finanzverwaltung anhand einer Checkliste, ob die Registrierkassenpflicht eingehalten wird. Diese Nachschau erfolgt oft kurzfristig oder sogar unangekündigt. Daher ist es wichtig, immer gut vorbereitet zu sein.

Was wird bei einer Registrierkassennachschau überprüft?

Die Finanzbehörden prüfen bei einer Nachschau insbesondere, ob:

• Ihre Registrierkasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine Sicherheitskarte verwendet wird.
• Die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflichten erfüllt werden.
• Alle Kassenabschlüsse und Aufzeichnungen vollständig und korrekt vorliegen.
• Die Daten ordnungsgemäß in die Buchhaltung übertragen werden.
• Ein manipulationssicherer Beleg, der sogenannte Nullbeleg korrekt erstellt wird. Dieser muss in Anwesenheit des Prüfers ausgedruckt werden. Der QR-Code des Nullbelegs wird dabei mit einer speziellen Prüf-App überprüft.

Die Vorbereitungen für eine erfolgreiche Nachschau

Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen und Belege immer griffbereit haben.

Dazu gehören:

• Monatsabschlüsse und Tagesabschlüsse der letzten Tage.
• Der Startbeleg, der bei der Anmeldung der Kasse erstellt wurde und als Nachweis für die ordnungsgemäße Anmeldung der Kasse dient.
• Regelmäßig gesicherte Datenerfassungsprotokolle (DEP 7 und DEP 131). Diese Protokolle enthalten alle Kassendaten und sind ein wesentlicher Bestandteil der Aufzeichnungspflicht. Das DEP muss vollständig und unveränderbar gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Aufbewahrungspflicht beträgt sieben Jahre.
• Die Verfahrensdokumentation der Kasse muss bereitgestellt werden. Hier sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:
  • Wer bedient die Kasse und wer ist für den Tagesabschluss verantwortlich?
  • Wie werden eventuelle Differenzen bei den Kassenabschlüssen behandelt?
  • Gibt es einen festen Wechselgeldbestand und wird dieser ordnungsgemäß dokumentiert?
  • Wurden Stornierungen vorgenommen und korrekt dokumentiert?

Tipp: Speichern Sie das Datenerfassungsprotokoll (DEP) mindestens einmal pro Quartal und sichern Sie es unveränderbar. Bei der Verwendung von Online-Kassensystemen, die oft automatisch sichern, ist eine zusätzliche externe Sicherung sinnvoll (ab dem Zeitpunkt der Registrierung, pro Jahr und pro Kassa getrennt).